Функции документа: общая характеристика
Документ выполняет определенные функции, призванные удовлетворять те или иные социальные потребности. Функция документа – это его целевое назначение.
Изучение функций документа имеет существенное значение. Его задачами является:
- 1. Установление цели создания документа и заключенной в нем информации;
- 2. Определение роли документа в конкретной социальной структуре и системе экономических и социально-политических связей;
- 3. Научная классификация документов;
- 4. Выработка требований к организации, содержанию, форме и технологии обработки документов;
- 5. Разработка теоретической базы оптимизации документационных процессов.
Современное документоведение выделяет следующие функции: информационная и коммуникативная, социальная и культурная, управленческая и правовая, политическая, учетная, историческая.
Не существует документов, выполняющих лишь одну, строго определенную функцию. Документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций. Поэтому разграничить их можно только условно, для удобства классификации и анализа. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли какой-либо одной из его функций.
Удельный вес той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется роль самого документа в обществе. Например, через 30, 50, 100 лет после создания документа удельный вес коммуникативной, управленческой, правовой и учетной функций уменьшается, тогда, как удельный вес исторической функций становится доминирующей.
Все перечисленные функции можно подразделить на функции, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, коммуникативная, учета), и бессрочные функции (информационная, социальная, культурная, историческая).