Свойства документа
Документ обладает рядом свойств, присущих только ему, отличающих его от других информационных объектов. Так как в документоведении понятия документ и документированная информация отождествляются, свойства документа раскрываются через свойства, присущие документированной информации.
Первое свойство документированной информации – это ее фиксированность. Это свойство позволяет сохранять информацию в ее первичном неизменном виде, накапливать, передавать во времени и пространстве и многократно использовать.
Вторым свойством документированной информации является ее первичность. Именно документ и только документ содержит первичную информацию, информацию «из первых уст» и из «первых рук» о фактах, событиях, явлениях реальной действительности. Первичность документированной информации обеспечивает наличие других ее свойств объективности и достоверности.
Третьим свойством документированной информации является ее субъективность. Несмотря не то, что документированная информация является первичной, самым первым свидетельством о произошедших событиях, свершившихся фактах, наблюдавшихся явлениях, она отражает их субъективную интерпретацию человеком, являющимся создателем документа.
Главным свойством документа является юридическая сила. Это отличительное свойство документа, выделяющее его наряду с первичность зафиксированной информации от других информационных объектов.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Это свойство позволяет использовать документ в тех целях, для которых он создавался.
Юридическая сила документа связана с другими его свойствами такими как подлинность, копийность, дублетность.
Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Подлинник официального документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Выписка – копия части документа, оформленная в установленном порядке.
Одним из свойств документированной информации является ее ценность. Это свойство выражает степень соответствия информации своему целевому назначению. В некоторых случаях документированная информация оказывается более ценной, чем предполагали авторы документа. Ценность информации непосредственно связана с такими свойствами как объективность и достоверность.
Важным свойством документированной информации является ее полнота, то есть то необходимое количество информации, которое позволяет принять эффективное решение по тому или иному вопросу, сделать ожидаемые выводы. Полнота информации определяется как оптимальное соотношение необходимой и полученной информации. Полнота информации исключает ее избыточность, которая приводит к увеличению объема информации за счет бесполезных или дублетных данных.
Еще одно важное свойство документированной информации - это ее доступность. С одной стороны, свойство доступности документированной информации соответствует принципам общества демократического типа, в котором каждый гражданин имеет право на получение информации. С другой стороны, часть документов в обществе, содержит информацию, разглашение которой может нанести ущерб государству, организации, частному лицу, создавать угрозу их благополучию и безопасности. Такие документы обладают другим противоположным свойством – конфиденциальностью.
Конфиденциальность предполагает ограничение доступа к информации документа узким кругом имеющих на это право лиц. К таким документам относятся документы, содержащие государственную тайну, совершенно секретные и секретные данные, информацию для служебного пользования, персональные данные и др.