Характеристика документов, используемых в бухгалтерском учете
Каждый факт хоз. деятельности оформляется первичным учетным документом.
Законом «О бухгалтерском учете» установлены следующие обязательные реквизиты документов.
- 1) Наименование документа.
- 2) Дата составления.
- 3) Наименование организации, составившей документ (документы делятся на входящие и исходящие (входящие – поступают в организацию из вне, исходящие документы составляет сама организация).
- 4) Содержание фактов хоз. деятельности.
- 5) Величина натурального и/или денежного измерения фактов хоз. деятельности с указанием единицы измерения.
- 6) Наименование должности лиц, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления.
- 7) Подписи должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов.
Помимо обязательных реквизитов в документах также могут использоваться дополнительные реквизиты (печать организации, корреспондирующие счета).
Документ составляется либо непосредственно при совершении фактов хоз. деятельности, либо сразу после его завершения.
Документ составляется на бумажном носителе и/или в электронном виде, подписанном электронной подписью.
В настоящее время организации самостоятельно должны утверждать формы первичных учетных документов. Эти формы должны утверждаться в качестве приложения к учетной политике.
На практике организации могут пользоваться типовыми формами первичной учетной документации, утвержденные постановлениями Госкомстата, а также теми формами документов, которые запрограммированы в автоматических учетных системах. Но при этом организация должна закрепить порядок применения этих документов в учетной политике.
По назначению в учетном процессе документы бывают следующих видов.
- 1) Организационно-распорядительные (приказы и распоряжения) – они не дают основания для бух. записей, т.к. не означают, что операция уже свершилась, но при этом они делают возможным сам факт свершения операции. Эти документы составляются для подтверждения каких-либо разовых не типичных для деятельности организации операций, чтобы повысить контроль за ними.
- 2) Оправдательные- документы отражающие факт совершения хоз. операции, на основании которых делаются бух. Записи.
- 3) Комбинированные – это документы, сочетающие в себе признаки и первого и второго: организационно-распорядительную функцию в них выполняют подпись должностного лица, а оправдательную часть – содержание факта хоз. деятельности и корреспонденции счетов (приходные- расходные кассовые ордера, платежное поручение, накладные и т.д.).
- 4) Документы бух. Оформления – это документы, составляемые в бухгалтерии и не покидающие ее пределы (бух. справки и расчеты).
Документ, начиная от момента его составления и заканчивая моментом сдачи в архив должен пройти необходимые этапы (производственные подразделения), называемые документооборотом.
Документооборот должен быть своевременным, что повышает оперативность учета.