Система коммуникаций, процесс коммуникаций в организации
Коммуникации как подсистема состоят из шести элементов:
- - отправитель,
- - получатель,
- - каналы,
- - сети,
- - барьеры,
- - сообщение.
В коммуникации как подпроцессе можно выделить два фактора:
- - обратная связь,
- - искажения информации.
Фактор искажения напрямую связан с элементом барьеров. Как отправителем, так и получателем информации может быть физическое лицо, подразделение фирмы или организация в целом.
Коммуникационные каналы обозначают способы передачи информации. По видам они могут быть физически-контактные, интерактивные, личностно-статистические и безличностно-статистические. Каждому виду соответствуют свои физические носители информации. От вида и носителя зависит емкость информации.
Коммуникационные сети - это пути передачи информации, объединенные в определенную схему. Существует много видов коммуникационных сетей. Основные из них получили следующие образные названия: цепочка, веер, звезда, круг, полная сеть.
Коммуникационные барьеры и связанные с ними информационные искажения - это причины и изменения, которые происходят с сообщением в процессе движения от отправителя к получателю. Можно выделить четыре вида коммуникационных барьеров:
- - рассеивание и замещение;
- - различия в людях - контактерах;
- - семантическая многозначность;
- - неправильный выбор каналов.
Рассеивание - это потеря части информации в процессе движения по сети. Обычно это происходит тогда, когда кому-то из контактеров что-то кажется несущественным, либо просто проявлено недостаточно внимания.
Замещение тесно связано с рассеиванием. Когда теряется, казалось бы, второстепенная информация, на ее место приходят какие-то новые детали. Последние часто никакого отношения к общению не имеют. Они просто предположены кем-то в каком-то звене коммуникационной сети. В каждом звене коммуникационной «цепочки» теряется либо подменяется до 25% информации.
Различия в людях – контактерах, заключаются в уровне знаний, жизненном опыте, социальном статусе, эмоциональных состояниях. Разные люди по-разному воспринимают одну и ту же информацию.
Семантическая многозначность как коммуникационный барьер состоит в следующем. Одни и те же слова часто имеют несколько значений. В русском языке таких слов немало. У ряда слов в английском языке имеется до 30 значений и оттенков. Чтобы избежать искажений, в науке, например, особое значение имеет такое явление, как понятийный аппарат. То есть даются точные определения основных понятий.
Неправильный выбор каналов также может стать барьером. Канал следует выбирать в зависимости от вида характера сообщения. Каждому виду информации соответствует какой-либо канал, который сможет донести ее с минимальными искажениями.
В процессе коммуникации выделяют три вида информации: нисходящая, восходящая и неформальная. Они зависят от источников и путей движения сообщений. Нисходящая информация: инструкции, планы, приказы, указания и т.п. Восходящая информация: отчеты, справки, предложения, жалобы и т.п. К неформальным коммуникациям относятся: межличностное общение на работе, выход в народ руководителя вне работы, циркулирующие слухи. Последние образно называют виноградной лозой, так как слухи обвивают все пространство общения. При этом следует различать слухи и сплетни. Первые вполне уместны, а вот сплетни недопустимы: они разлагают психологический климат в коллективе.