Формы коммуникаций в организации
Особую роль в системе коммуникаций в менеджменте занимают две формы: производственные совещания и заседания коллегиальных органов управления. Каждая из этих форм преследует свои цели, имеет свои правила и алгоритмы подготовки и проведения. В рамках профессиональной деятельности постоянно возникает необходимость в личных коллективных коммуникациях. Основными формами указанных коммуникаций являются: деловые совещания, собрания коллектива, заседания коллегиальных органов управления.
Деловое совещание - это личная встреча группы сотрудников с целью обмена информацией. Собрание коллектива отличается от делового совещания, главным образом, по охвату участников. На собрание приглашаются, как правило, все члены данного коллектива. Совещание же охватывает не всех, а определенной круг участников. В остальном методика подготовки и проведения совещаний и собраний сходны. Поэтому данный круг вопросов мы рассмотрим на примере деловых совещаний.
Целями делового совещания могут выступать: обмен информацией, координация действий, выработка решений. Кроме того, совещания выполняют задачи профессионального обучения и воспитательного воздействия. В зависимости от целей и стиля проведения совещания делят на следующие виды: авторитарные, сегрегативные, дискуссионные и свободные.
Авторитарное совещание ведет руководитель в форме монолога. Переход в диалог происходит изредка, и только по инициативе руководителя. Он задает вопросы отдельным участникам и получает ответы на них. Нередко на таком совещании устраиваются «разносы» тем или иным подчиненным при красноречивом молчании остальных.
Сегрегативные совещания идут по заранее намеченному плану. Обычно руководитель делает сообщение (доклад), затем выступают назначенные им участники. Какие-либо отклонения от плана, инициативы участников воспринимаются отрицательно. Решение совещания готовится заранее.
Дискуссионные совещания предполагают свободный обмен мнениями. Проект решения может быть подготовлен, однако он подвергается обсуждению. Решение принимается голосованием.
Свободное совещание проводится без строго заданной повестки дня. Вместо председателя имеется ведущий (инициатор). Такие совещания часто возникают стихийно.
Плановое производственное совещание проводится в традиционно установленное время. Обычно это происходит один раз в неделю, время и место остаются неизменными продолжительное время. Такие совещания решают следующие задачи:
- - подведение итогов работы за прошедшую неделю;
- - постановка задач на предстоящую неделю;
- - уточнение способов решения поставленных задач;
- - информирование о работе друг друга с тем, чтобы все присутствующие представляли общую картину деятельности фирмы или подразделения.
Эффективность делового совещания зависит от грамотности его подготовки и проведения.
Заседания коллегиальных органов управления относятся к президиумам, коллегиям, советам, дирекциям и т.д. Их основной задачей является выработка и принятие коллективных управленческих решений, утверждение планов и бюджетов. Кстати, в нашей стране управление организациями осуществляется на принципах единоначалия. Принятие решений и ответственность за них остается прерогативой руководителя. Все коллегиальные органы управления имеют совещательный статус при руководителе. Их решения оформляются приказом руководителя.