Понятие документ
Понятие «документ» тесным образом связано с понятием «информация», поскольку документ является основным ее носителем. Определение понятия «информация» дается Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» от 25 января 1995 г.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Такое определение документу дается в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Слово «документ» происходит от латинского «doceo», т.е. извещаю. В русском языке термин «документ» появился в XVIII в. при Петре I и имел значение письменного свидетельства.
В гражданском праве так назывался любой материальный предмет, служащий доказательством юридических отношений, событий: межевые столбы, определяющие границы владений, билеты в театр и др. Но преимущественно под термином «документ» подразумевались документы на бумажном носителе, способные служить письменным доказательством юридических отношений и событий. Широкое и узкое понимание термина.
Энциклопедический словарь Ф. А. Брокгауза и И. А. Эфрона (1893 г.) дает следующую классификацию документов:
- 1. Составляемые без всякого расчета на то, что им придется иметь юридическое значение (дневники, частные письма).
- 2. Специально подготовленные для того, чтобы скрепить доказательствами юридических событий и отношений (вексель).
По характеру составления различаются:
- 1. Документы публичные, которые исходят от органов государственной власти.
- 2. Частные документы (приватные).
По содержанию документы делятся:
- - распоряжения (указ);
- - признания (заемное письмо, в нем содержится признание долга);
- - удостоверения (метрические свидетельства).
Несмотря на то, что термин «документ» появляется в России уже в XVIII в., с делопроизводством его значение долго не было связано. Его заменяли такие термины как «грамота», «акт», «бумага», «дело». Термин «документ» устойчиво входит в употребление лишь в советском делопроизводстве в 1930-е гг.
В понятии «документ» можно выделить три аспекта: правовой, управленческий, исторический.
В правовом аспекте документы рассматриваются как средство документирования и доказательства правовых отношений.
В управленческом аспекте документ понимается как инструмент управления, как любой материальный носитель с закрепленной на нем информацией, которую можно идентифицировать через реквизиты – элементы оформления документа. Реквизиты отражают движение документа в системе управления.
Историческая наука рассматривает документ как важнейший исторический источник.
Общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования изучает документоведение.
Документы являются основным носителем информации в обществе: управленческой, научной, технической, статистической и иной социально-значимой информации.
Документы – носители первичной информации. Это характерное, отличительное свойство документа по сравнению с другими источниками информации. В них содержится вторичная, переработанная информация.
Документ – это зафиксированная информация. Фиксация информации позволяет ее накапливать, сохранять, передавать во времени и пространстве и многократно использовать.