Функции документа: информационная и коммуникативная функции
Информационная функция документа.
Основной функцией документа является информационная. Особенность информационной функции состоит в том, что она характерна для всех без исключения документов. Необходимость фиксировать и передавать информацию, одна из основных причин создания любого документа.
Информация в документах может быть представлена в знаковой, графической форме, в виде изображения, звука, электронного файла и др., в зависимости от способов документирования и носителей информации.
Все остальные функции документа являются подфункциями информационной функции.
Коммуникативная функция.
Тесно связана с информационной функцией коммуникативная. Суть ее заключается в передаче информации между акторами (участниками) коммуникации. Документ – это инструмент коммуникации, средство передачи информации. У коммуникативной функции есть две подфункции:
- 1. Одностороннего действия. Ориентирует движение документов в одном определенном направлении: сверху вниз (т. е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному) и снизу вверх (от подчиненного к руководителю).
- 2. Двустороннего действия. Организует двусторонне движение документов (служебная и личная переписка, договоры и т. д.).
В настоящее время существует три канала коммуникации: устная, документная, электронная. Преобладает документная.