Внешняя физическая пространственная форма документа
Внешняя форма носителя информации определяет внешнюю форму документа. С точки зрения внешней формы документ может представлять собой:
- 1) лист;
- 2) карточку;
- 3) тетрадь;
- 4) кодекс (книга);
- 5) ленту;
- 6) диск.
Лист – прямоугольная форма носителя информации определенного формата.
Карточка – прямоугольная форма носителя информации из плотного материала небольшого формата, предназначенная для вертикального хранения и перемещения.
Тетрадь – сброшюрованные листы.
Кодекс (книга) – несколько сшитых тетрадей.
Лента – протяженная форма носителя информации стандартной ширины.
Диск – круглая форма носителя информации.
Итак, документ – это единство двух составляющих его природу компонентов: 1) материальный носитель и 2) зафиксированная на нем информация.
Можно ли считать документом любую информацию, зафиксированную на материальном носителе?
Документом может считаться материальный объект, на котором зафиксирована семантическая (имеющая смысл) информация.
Документная информация может быть оперативной или актуальной, перспективной или ретроспективной.
Оперативная или актуальная, текущая информация – это информация о настоящем, о текущем моменте, о состоянии управленческих объектов и систем и их взаимодействии, в данный текущий момент, о событиях, явлениях, фактах, не утративших своей актуальности. Она побуждает к действию, способствует действию, фиксирует действие. Такую информацию содержат документы оперативного характера, функционирующие в активной среде социальных и управленческих процессов. Для текущего момента она представляет большую ценность, так как является основой для принятия управленческих решений и воплощенная в этих решениях служит регулированию управленческих и социальных процессов.
Перспективная или опережающая информация – это информация о будущем, о прогнозируемых явлениях, процессах, событиях, результатах. Она содержится в плановых документах, научно-технической документации. Значимость ее очень высока, так она так же влияет на управленческие, политические и технические решения, конкурентоспособность субъектов рынка, приоритет научных открытий и т.д.
Ретроспективная информация - это информация о прошлом, информация, утратившая актуальность. Такую информацию содержат документы, находящиеся на архивном хранении или архивные документы. Ценность этих документов определяется потенциальной возможностью актуализации, содержащейся в них информации.
Главным признаком, отличающим документ от других материальных объектов с зафиксированной информацией, является форма организации информации на материальном носителе или внутренняя форма (структура) документа. Структура документа определяется составом его элементов (реквизитов) и последовательностью их расположения на носителе информации.
Документ – это та форма представления зафиксированной на материальном носителе (документированной) информации, которая позволяет ему выполнять его функции и его социальную роль – служить доказательством явлений, событий, фактов реальной действительности.