Понятие документирования
Процесс закрепления или фиксации информации на материальном носителе обозначается термином «документирование».
В сфере делопроизводства и архивного дела понятие «документирование» является нормированным и стандартизированным. ГОСТ Р 51141-98 дает следующее определение термину: документирование – запись информации на материальных носителях по установленным правилам.
Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Правила документирования долгое время вырабатывались на основе практического опыта и традиции. Впоследствии правила документирования стали устанавливаться нормативными актами.
Документирование информации осуществляется в порядке, установленном законодательными актами, правовыми актами органов государственной власти, органов, отвечающих за стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.
В процессе создания документа информация фиксируется на материальном носителе в знаковой форме. В процессе документирования происходит преобразование социальной информации в знаковую форму или кодирование информации.
Для кодирования информации используются различные коды:
- - алфавитный;
- - цифровой;
- - алфавитно-цифровой;
- - рельефно-точечный и др.
Одним из основных свойств кода является его условность. Любой код представляет собой результат договоренности между людьми. Необходимым свойством кода является его понятность для всех участников коммуникации. В противном случае возникает коммуникационный барьер, который может быть преодолен с помощью переводчика или программно-технических средств и др.
Выбор системы кодирования зависит от используемого материального носителя документированной информации и не зависит от свойств фиксируемой информации. Одна и та же информация может быть зафиксирована посредством самых разных кодов и знаковых систем.
В зависимости от выбора средств и технологий фиксации информации на материальном носителе различают способы документирования:
- - текстовое;
- - графическое;
- - аудиовизуальное;
- - электронное.