Документоведение

Учебные материалы, статьи и конспекты лекций.

Все предметыДокументоведение



Понятие документирования

Процесс закрепления или фиксации информации на материальном носителе обозначается термином «документирование».

В сфере делопроизводства и архивного дела понятие «документирование» является нормированным и стандартизированным. ГОСТ Р 51141-98 дает следующее определение термину: документирование – запись информации на материальных носителях по установленным правилам.

Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Правила документирования долгое время вырабатывались на основе практического опыта и традиции. Впоследствии правила документирования стали устанавливаться нормативными актами.

Документирование информации осуществляется в порядке, установленном законодательными актами, правовыми актами органов государственной власти, органов, отвечающих за стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.

В процессе создания документа информация фиксируется на материальном носителе в знаковой форме. В процессе документирования происходит преобразование социальной информации в знаковую форму или кодирование информации.

Для кодирования информации используются различные коды:

  • - алфавитный;
  • - цифровой;
  • - алфавитно-цифровой;
  • - рельефно-точечный и др.

Одним из основных свойств кода является его условность. Любой код представляет собой результат договоренности между людьми. Необходимым свойством кода является его понятность для всех участников коммуникации. В противном случае возникает коммуникационный барьер, который может быть преодолен с помощью переводчика или программно-технических средств и др.

Выбор системы кодирования зависит от используемого материального носителя документированной информации и не зависит от свойств фиксируемой информации. Одна и та же информация может быть зафиксирована посредством самых разных кодов и знаковых систем.

В зависимости от выбора средств и технологий фиксации информации на материальном носителе различают способы документирования:





← предыдущая лекция

следующая лекция →