Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетные лица – это работники организации, которым в соответствии с приказом руководителя разрешено выдавать деньги под отчет для осуществления хозяйственных, командировочных, представительских расходов.
Подотчетные лица имеют право получить деньги в кассе авансом, но при условии, что они отчитались по ранее полученным деньгам.
Передача денег от одного подотчетного лица другому запрещается.
Основной документ, подтверждающий расчеты с подотчетными лицами – это авансовый отчет. В нем указывается сколько денег работник получил и сколько потратил, при этом его расходы должны быть подтверждены соответствующими оправдательными документами (товарные чеки, проездные, билеты на поезд, чеки из кафе и др).
Если деньги, полученные работником, превышают его расходы, то по авансовому отчету остается остаток. Если остаток не возвращает, то эти деньги надо списать как недостача и взыскивать их в установленном порядке. Если работник получил денег меньше, чем израсходовал, то по авансовому отчету образуется перерасход, который должен компенсироваться работнику из кассы.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете К71 в разрезе каждого работника с детализацией по авансовым отчетам.
Д71 К50 выданы деньги из кассы в подотчет.
Д10 К71 получены материалы и хоз принадлежности в подотчет.
Д20 ,26,44 К71 командировочные расходы.
Д50 К71 подотчетное лицо вернуло остаток денег в кассу.
Д94 К71 отражена недостача в результате того, что подотчетное лицо не вернуло деньги.
Удержать недостающие подотчетные суммы можно из з/п подотчетного лица (при условии, что оно напишет письменное заявление) Д70 К94 или в установленном законодательством порядке (см. тему инвентаризация).
Если денежные средства выдаются подотчетному лицу не из кассы, а он оплачивает их корпоративной картой, то см. тему денежные средства.
Сроки отчетности по подотчетным суммам:
- 1) по командировочным расходам, в течение трех рабочих дней по возвращению из командировки;
- 2) по хоз. Расходам, в течение срока, который установлен в организации самостоятельно.
Необходимо издать приказ об установлении срока отчетности подотчетных лиц по хоз. расходам (рекомендуется установить месяц, т.к. если по истечении месяца работник не отчитывается, то в целях налогообложения его подотчетные суммы признаются его личным доходом и подлежат обложению НДФЛ).