Документообразующие признаки
Что можно считать документом? По каким признакам мы выделяем его из всего многообразия окружающего нас материального мира?
Прежде всего, документ – это объект, созданный человеком в процессе его деятельности. Основная цель создания документа – зафиксировать информацию. Зафиксировать или записать информацию можно только на какой-нибудь материальной основе.
Документ – это объект, изготовленный из какого-либо материала, имеющий как все материальные объекты внешнюю физическую пространственную форму и другие внешние признаки.
Согласно терминологическому стандарту в области делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 51141-98 внешние признаки документа – это признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, элементы информации.
Поэтому первой группой признаков, по которым мы выделяем документ из окружающего нас предметного мира, являются признаки, характеризующие его как материальный объект: форма, размер, тип материального носителя. Документ имеет вещественную (внешнюю) форму, обеспечивающую его сохранность, долговременное использование, перемещение во времени и пространстве.
Второй группой признаков, по которым мы идентифицируем документ, являются признаки, характеризующие документную информацию, зафиксированную на материальном носителе.
К третьей группе признаков документа можно отнести признаки, характеризующие форму организации зафиксированной на материальном носителе информации (внутреннюю форму документа или его структуру).
Согласно терминологическому стандарту в области делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 51141-98 носитель документированной информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Носители информации подразделяются на естественные и искусственные.
С древнейших времен для записи информации использовались естественные природные носители: камень, дерево, глина, кожа.
Искусственные носители изготавливаются с помощью технологий, изобретенных человеком. К ним относятся пергамент, папирус, бумага, фотоматериалы, магнитные и лазерные диски и др.